Comment faire pour organiser un voyage de groupe ?

Comment faire pour organiser un voyage de groupe ?

Depuis le temps que vous en parlez, l’idée se concrétise enfin !  Vous avez décidé de sauter le pas et de partir voyager en groupe.

Que ce soit entre amis, en famille ou encore entre collègues, pour que tout se passe au mieux, votre projet mérite désormais quelques préparatifs.

Même si l’enthousiasme de tous les participants est primordial, il ne suffira pas à boucler votre voyage de rêve.

Définir le lieu, la période du départ, l’hébergement ou encore la gestion du budget pendant vos vacances : voici quelques étapes incontournables pour réussir au mieux la préparation d’un séjour mémorable et surtout bien ficelé !

Comment faire pour organiser un voyage de groupe ?

Se mettre d’accord sur la destination et le style de voyage 

Si certains rêvent de cocotiers et de balade pieds nus dans le sable, d’autres pourront rêver de grands horizons et du froid canadien. 

La première étape consiste bien sûr à définir le lieu de votre futur périple.

Pour vous y aider, vous pouvez déjà commencer par le choix de la date de vos vacances.

En effet, les obligations professionnelles, familiales de chacun vont certainement réduire grandement votre fenêtre de tir.

Bien que ce soit à première vue une forte contrainte, vous pouvez aussi voir cela comme un élément facilitateur. C’est un fait ! toutes les destinations ne se visitent pas aux mêmes moments. Si vous rêvez d’aller visiter l’inde, mieux vaudra éviter les mois de juillet et août qui sont les mois les plus pluvieux en raison de la mousson !

Ainsi, commencer par le choix de la date du séjour, vous permettra de définir plus facilement la destination idéale en fonction des saisons.

Utilisez des outils collaboratifs en ligne pour vous y aider. Des applications comme doodle, Whenaivalable vous permettent de réaliser des sondages simples et rapides et permettent de fixer les choses.

Enfin, s’assurer que vos co-voyageurs partagent tous le même état d’esprit vous aidera grandement pour l’organisation logistique. Si certains sont plus enclins aux road trips avec un changement d’hébergement chaque jour, d’autres préfèrent faire rimer vacances avec farniente et tranquillité.

L’organisation logistique de votre voyage de groupe 

Selon le mode de voyage retenu, itinérance ou location d’un hébergement unique, dans tous les cas, cela demandera d’effectuer de nombreuses recherches.

Pour que tout le monde se sente impliqué, il peut être intéressant de former des groupes ou encore des sous-groupes avec une répartition de tâches bien définie. Cela peut être par destination, ou encore certains peuvent se charger de l’hébergement tandis que d’autres s’attaqueront à la recherche des moyens de transport.

Le choix de l’hébergement

Si vous devez changer d’hébergement au cours de votre séjour, prévoyez des marges de sécurité. Le rythme d’un groupe de 15 personnes n’est pas le même qu’un couple par exemple.

Pour l’hébergement, pensez à des plateformes de réservation qui proposent des logements à forte capacité comme airbnb ou booking.

Veillez à adapter en conséquence vos horaires d’arrivée et de départs lors de vos réservations.

Encore une fois la communication au sein du groupe est primordiale pour définir au mieux les besoins de chacun. Un dortoir de 20 lits aura l’avantage d’être plus économique mais sera-t-il adapté aux besoins d’intimité de tous. Mieux vaut se dire les choses clairement !

La réservation des moyens de transports

Réserver des billets d’avion en ligne pour plus de 10 personnes peut s’avérer un vrai casse-tête !

Entre les infos personnelles utiles pour valider la réservation, les points de départ qui ne seront pas les mêmes pour tous, la solution de passer par une agence de voyage pour la réservation des billets peut s’avérer indispensable. La possibilité pour chacun d’aller dans une agence près de chez lui pour retirer ses billets et payer sa part est un gros avantage de l’agence de voyages.

Si votre séjour nécessite une location de voiture, réfléchissez en amont à l’intérêt d’un minibus ou bien de deux (ou plus) petits véhicules. La deuxième option permettra plus facilement au groupe de se séparer de temps en temps.

Dans le cas de la location de véhicule, vous aurez également la possibilité de rendre le véhicule au point de départ ou bien de le rendre dans une autre ville. Tout cela a un impact sur les frais de location. Vous pouvez réaliser des simulations sur les sites de location en ligne comme Rentacar afin de choisir l’option la plus pertinente en fonction de votre itinéraire.

Pendant le séjour

Bien que certaines activités puissent se prévoir à l’improviste, d’autres nécessiteront une réservation en amont. Des activités de types spa ou sauna nécessiteront de s’y prendre à l’avance.

En revanche, lorsque l’on voyage en groupe un peu de flexibilité s’impose. Prévoir une ou deux activités par jour « optionnelles » qui ne nécessitent pas de réservation comme la randonnée ou bien la visite d’un musée, qui permettra à chacun de se sentir libre de participer ou non. Cette espace de liberté permettra notamment d’éviter certaines frictions qui peuvent légitimement survenir au sein d’une vie de groupe.

La gestion du budget 

Voilà un sujet qui peut vite être sensible lorsque l’on part en voyage de groupe. Pour ne mettre personne en difficulté, il est nécessaire d’établir une estimation claire du budget global du voyage. La transparence dans la gestion évitera ainsi les conflits.

Si l’objectif est de partager le coût des activités et du budget alimentation par exemple, une cagnotte commune pourra être utile.

L’option d’ouvrir un compte-joint par deux volontaires peut être une idée. Des banques en ligne comme Boursorama, vous permette d’avoir 2 cartes visa Gold gratuites ou Hello Bank (BNP) qui a des partenariats avec des banques étrangères et vous permet de retirer sans frais. Enfin, des applis gratuites disponibles sur votre smartphone peuvent également vous aider dans le suivi et la répartition du budget de votre voyage.

Pour résumé, les clefs de la réussite pour organiser un voyage à plusieurs c’est :

  • Partir avec un même état d’esprit,
  • S’assurer que l’on a les mêmes envies,
  • Impliquer tous les participants en se répartissant les tâches,
  • S’octroyer de la flexibilité sur l’itinéraire ou les activités,
  • Prévoir un outil commun pour la gestion des dépenses.